Как упорядочить свою почту

Сколько раз вы уже обещали себе, что будете в одно время проверять свою почту и сразу же ее разбирать. Сколько раз вы планировали делать это всего один или два раза в день? А вместо этого читали письмо и думали: «Я разберусь с ним позже»?

Все время перечитывать свою почту или откладывать с ответом – не самая лучшая идея. Это лишь приведет к тому, что позже вы потратите еще больше времени разбирая почту, вместо того, чтобы прочитать e-mail один раз и сразу принять решение, что с ним делать. Разберитесь с этим, чтобы вам не пришлось потом еще раз его перечитывать.

Читайте каждое письмо и разбирайтесь с ним, выполните все действия, которые необходимы до тех пор, пока в папке входящие письма не останется e-mail

Действуйте сразу же. Если ваш e-mail требует немедленного ответа, ответьте сразу же.

Укорачивайте письма.  Старайтесь, чтобы ваши письма содержали 3 предложения и не более там, где это возможно. Переходите сразу к делу.

Называйте свои сообщения объективно. Не отвечайте на предыдущее письмо с совершенно другим названием. Например, название вашего письма такое: “Re: Школьное собрание” но тема письма о детском празднике. Лучше исправьте название, чтобы оно точно отражало суть письма. 

Сделайте это вашим правилом. Не используйте папку входящих писем в качестве списка дел. Это достаточно распространенная практика, но очень неэффективная. Всегда очищайте входящие письма перед тем, как уйти с работы или выключить компьютер. Не допускайте, чтобы вчерашняя почта была первым, что вы увидите утром.  

Установите регулярное время для проверки своей почты. Вам следует проверять ее, например, с утра и сразу отвечать на важные сообщения, а затем каждые три часа просто проверять ее. Вы можете помешать тем важным делам, которые действительно должны сделать, если будете проверять ее еще чаще. 

Регулярно очищайте вашу почту от старых и неважных сообщений. Создайте архив тех сообщений, которые вам по-настоящему ценны.